Nền tảng vững chắc là chìa khóa để tạo ra hệ thống bưu chính thành công ​

Khi xây dựng một ngôi nhà, móng nhà vững chắc là một phần thiết yếu của dự án xây dựng. Cho dù khung cửa sổ có phong cách hay trang trí đẹp như thế nào, điều quan trọng nhất là nền móng phải được xây dựng tốt và có thể hỗ trợ toàn bộ cấu trúc.

Điều tương tự cũng áp dụng cho hệ thống bưu chính - một nền móng cơ sở mạnh mẽ là bắt buộc. Tích hợp là điều cần thiết cho các hệ thống thông tin hiện có khác nhau, các thiết bị phân loại khác nhau cũng phải được hỗ trợ, cần phải theo dõi rất nhiều dữ liệu và cũng cần phải cung cấp các số liệu thống kê.

Tại Posti Group Finland, Quản lý Văn thư và trình Mailroom Solutions (các giải pháp thư từ) đã được tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có để cho phép phân loại thư dựa trên OCR, hợp nhất luồng thư, đăng ký bưu kiện thương mại điện tử và sau đó phân loại thư dựa trên mã vạch.

 

 

Quản lý văn thư cho phép khách hàng chọn một bộ công cụ phù hợp cho quy trình bưu chính khác nhau dựa trên ngân sách và các tính năng cần thiết. Posti Group muốn có thể xử lý các bưu kiện thương mại điện tử từ miền Viễn Đông một cách thuận tiện chỉ bằng một cú chạm và tự động chọn các phương thức giao hàng hiệu quả nhất. Mailroom Solutions có thể cung cấp một giải pháp dựa trên OCR kết hợp tối đa năm quy trình riêng biệt thành một quy trình. Jukka Nevalainen, giám đốc quy trình tại Posti Group Finland cho biết, “chúng tôi hy vọng giải pháp này sẽ mang lại cho chúng tôi khoản tiết kiệm 50% chi phí trong quy trình bưu kiện thương mại điện tử”.

Posti Group đã làm việc với các nhà in trong nhiều năm và hầu hết các sản phẩm in hiện nay đều có mã vạch hợp lệ có thể được sử dụng để xác định địa chỉ giao hàng. Do đó, bưu điện cũng cần một giải pháp thủ công nhanh chóng để sắp xếp các bưu phẩm quá khổ được mã hóa dựa trên các kế hoạch sắp xếp máy. Trong trường hợp này, mSorter Code Mini là giải pháp tối ưu; với chi phí thấp, dễ tích hợp và chỉ cần 10 phút đào tạo người vận hành. Với việc tích hợp với dụng cụ thất phân loại thủ công hiện có, Posti cũng có thể kéo dài tuổi thọ của phần cứng. Bởi vì đã có Quản lý Văn thư của trình Mailroom Solutions, việc triển khai giải pháp sắp xếp dựa trên mã vạch trở nên rất đơn giản.

 

 

Ảnh: Giám đốc phát triển Hannu Kolmonen từ Posti Group và Janne Eteläaho, CEO của Mailroom Solutions, hài lòng với sự hợp tác suôn sẻ

 

“Hợp tác với Mailroom Solutions vừa suôn sẻ vừa thuận tiện. Chúng tôi rất ngạc nhiên bởi kiến thức toàn diện của họ về nhu cầu kinh doanh của chúng tôi”, ông Hannu Kolmonen, giám đốc phát triển của Posti Group Finland cho biết.

Ngoài các dự án chính, hàng chục chức năng hữu ích khác đã được giới thiệu với sự trợ giúp của một hệ thống linh hoạt và mạnh mẽ.

“Sự hợp tác với Posti Group đã dạy chúng tôi rất nhiều điều về tầm quan trọng của các giao diện mở và nhu cầu tích hợp dễ dàng. Chúng ta thường cần hợp nhất dữ liệu từ một số nguồn để làm cho dữ liệu thêm phong phú ở định dạng mong muốn”, Janne Eteläaho, CEO của Mailroom Solutions cho biết.

Trong khi lập kế hoạch đổi mới các quy trình bưu chính, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng giải pháp cho người nhận cuối được chọn cũng có thể hỗ trợ các nhu cầu trong tương lai. Giải pháp phải nằm trên kiến trúc mở và cho phép:

- Giao diện linh hoạt và dễ dàng tích hợp để đi lên hoặc xuống.

- Dễ dàng mở rộng theo chiều dọc và ngang;

- Đưa ra một loạt các giải pháp để bao quát toàn bộ khu vực.

Thêm vào đó, việc quan sát năng suất của quá trình là rất quan trọng. Điều này giúp chủ động điều chỉnh quy trình và khắc phục ngay các tắc nghẽn có thể xảy ra. Nó cũng rất cần thiết cho các nhà quản lý cấp thấp để truy cập số liệu thống kê về mọi quy trình trong ca làm việc.

Các công cụ giám sát từ Mailroom Solutions giúp bạn dễ dàng quan sát nhanh chóng hiệu suất của quy trình.

Đổi mới quy trình bưu chính cũng giống như bất kỳ dự án CNTT nào khác. Đặc tả kỹ lưỡng và định nghĩa rõ ràng về các yêu cầu bao nhiêu thì, dự án càng có khả năng thành công bấy nhiêu. Hơn nữa, các chuyên gia cần tham gia vào giai đoạn đầu của dự án để đảm bảo thành công chung của nó.

 (Theo ICT)