“Làm đúng ngay từ đầu”, cam kết chất lượng, hiệu quả, trung thực là chìa khoá của thành công.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh Dịch vụ Bưu chính chuyển phát, khối lượng là sở cứ quan trọng, chính xác được Bưu điện Việt Nam sử dụng để xây dựng giá thành, xác định hao phí lao động tại các công đoạn cũng như tính toán doanh thu, lợi nhuận. Việc không tính đúng, tính đủ khối lượng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến những sai lệch trong tính cước, gây thất thoát cước và những hệ lụy khó lường, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh dịch vụ Bưu chính chuyển phát của đơn vị cũng như Tổng công ty. Do đó, trong thời gian tới, Tổng công ty sẽ triển khai mạnh mẽ các giải pháp và chế tài xử lý các hành vi vi phạm chất lượng nói chung và hành vi gây sai lệch trọng lượng bưu gửi nhằm thực hiện đúng thông điệp “Làm đúng ngay từ đầu”, cam kết chất lượng, hiệu quả, trung thực làm chìa khoá thành công.

Có hay không việc tính sai trọng lượng bưu gửi trong quá trình cung cấp dịch vụ?

Thời gian gần đây, khi tiến hành kiểm tra, rà soát hoạt động tổ chức sản xuất tại một số Trung tâm khai thác, các Tổ công tác của Tổng công ty phát hiện nhiều trường hợp bưu gửi có khối lượng quy đổi không trùng khớp với khối lượng được ghi trên nhãn BĐ8 (căn cứ tính cước) trên bưu gửi. Sự sai lệch này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại gây nên nhiều hệ quả tiêu cực đối với tất cả các công đoạn sản xuất sau chấp nhận, từ khai thác, vận chuyển đến phát trả bưu gửi cho khách hàng. Việc không tính đúng, tính đủ khối lượng quy đổi, đặc biệt với các bưu gửi có kích thước lớn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thu gom, bố trí xe vận chuyển, rất dễ dẫn đến việc bưu gửi bị “rớt” lại chuyến sau do thùng xe đã đầy. Hậu quả là không chỉ thời gian toàn trình bị kéo dài, tỷ lệ chuyến thư chậm muộn tăng, giảm chất lượng chung toàn mạng lưới mà còn gây tổn thất về mặt doanh thu, gia tăng các chi phí khác ở tất cả các công đoạn. Có thể khẳng định, việc tính sai trọng lượng đang xảy ra trên mạng lưới, dù đã có những quy định rất cụ thể về việc cân, đo bưu gửi để quy đổi làm căn cứ tính cước phí bưu phẩm.

Một số hiện tượng điển hình

Nguyên nhân dẫn đến những sai lệch trong khối lượng tính cước chủ yếu đến từ khâu chấp nhận. Cụ thể có thể kể đến một số hành vi vi phạm tại khâu chấp nhận như: cân sai, nhập sai khối lượng bưu gửi; không đo kích thước để tính khối lượng quy đổi với các loại hàng cồng kềnh, hàng quá khổ, hàng có hình dạng đặc thù; không kiểm tra lại kích thước, khối lượng để tính đúng cước, chỉ căn cứ vào khối lượng khách hàng kê khai hoặc có thực hiện tính khối lượng quy đổi nhưng không đầy đủ.

Có thể kể đến một số đơn hàng như khung sắt, phên lưới, tấm xốp, thảm trải, thảm cao su,… có kích thước lớn nhưng khối lượng nhẹ được chấp nhập vào hệ thống mà không tính khối lượng quy đổi và các loại phụ phí cho hàng nặng, hàng cồng kềnh, có nguy cơ gây ảnh hưởng thiếu hụt cước, lãng phí trong bố trí xe chuyên dụng và năng suất, chất lượng chuyển phát.

Bưu gửi có khối lượng ghi trên nhãn BĐ8 là 3.5kg, tuy nhiên, khi đo kiểm thực tế và thực hiện quy đổi khối lượng lại ghi nhận sự chênh lệch khối lượng lên đến gấp 10 lần (36kg)

Thực hiện kiểm tra, đo kiểm khối lượng quy đổi tại một số HUB vùng, các tổ công tác của Tổng công ty cũng ghi nhận tình trạng khối lượng được bưu cục chấp nhận ghi trên nhãn BĐ8 thường chênh lệch từ 1kg đến 3kg so với khối lượng quy đổi. Có trường hợp, con số chênh lệch của một số đơn hàng lên đến gấp 10-12 lần so với khối lượng được ghi trên nhãn BĐ8. Cụ thể, nhãn BĐ8 của một bưu gửi có nội dung là giấy bọt khí chống sốc thể hiện khối lượng 3.5kg, QĐKL: 0 (kg), khi tiến hành đo kiểm, khối lượng quy đổi của bưu gửi là 36kg, cao gấp hơn 10 lần so với khối lượng ghi tại đầu chấp nhận. Một trường hợp khác bưu gửi có nội dung là lưới sắt, tấm liếp nhựa, mỗi bưu gửi thiếu bình quân 2kg/bưu gửi của xe 15 tấn.

Đây là một lỗi sai phạm điển hình dẫn đến tình trạng thất thoát cước của đơn vị cũng như Tổng công ty. Làm một phép tính đơn giản, mỗi ngày trên mạng lưới có khoảng 1.000 bưu gửi không thực hiện quy đổi khối lượng, với sự chênh lệch khối lượng như trên thì một tháng số tiền thất thoát của toàn mạng lưới sẽ lên tới con số hàng tỉ đồng.

Một xe có trọng tải 8 tấn chỉ xếp được trên 3 tấn do nội dung bưu gửi là rổ nhựa, nắp tô cốc giấy rất nhẹ nhưng ko quy đổi.

Với các bưu gửi kể trên, để vận chuyển, một xe trọng tải 15 tấn chỉ chất xếp được khoảng 8 tấn, trực tiếp gây ảnh hưởng đối với hiệu quả chất xếp và tối ưu công suất thùng xe, chưa kể đến việc đơn vị sẽ phải bố trí thêm xe hoặc vận chuyển các bưu gửi khác trong chuyến tiếp theo, làm kéo dài thời gian toàn trình; đồng thời ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian xử lý tác nghiệp, chỉ tiêu các công đoạn khai thác và gây khó khăn cho công tác phát của Bưu tá. Bên cạnh đó, có một số trường hợp đóng chuyến các bưu gửi đi ngoài sai quy định để thuận tiện cho công đoạn chấp nhận nhưng vô tình gây mất công sức, thời gian và thậm chí làm phát sinh thêm nhiều chi phí cho các công đoạn xử lý nghiệp vụ sau, dẫn đến kéo dài thời gian toàn trình, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, thương hiệu, uy tín của Bưu điện Việt Nam.

Sẽ xử lý kỷ luật nghiêm với các vi phạm.

Lỗi vi phạm cân sai trọng lượng bưu gửi, không quy đổi khối lượng đã và đang diễn ra trên mạng lưới. Với những lô hàng nhiều bưu gửi, nếu không thực hiện tính cước theo đúng khối lượng quy đổi thì cước thất thoát rất lớn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh dịch vụ Bưu chính chuyển phát của đơn vị, đẩy chi phí, hao phí dịch vụ lên cao, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của toàn hệ thống. Đây là lỗi nghiêm trọng chắc chắn sẽ bị xử lý rất nặng khi bị phát hiện và điều tra làm rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể, lãnh đạo đơn vị.

Trước vấn đề này, Tổng công ty đã ban hành nhiều văn bản yêu cầu các đơn vị chấn chỉnh ý thức kỷ luật lao động, không tái lặp lại các lỗi vi phạm tại các bộ phận, cá nhân vi phạm. Các Ban chức năng của Tổng công ty sẽ thường xuyên kiểm tra, rà soát và thực hiện xử lý nghiêm các cá nhân, phạt vi phạm và đánh giá vào thành tích tập thể khi phát hiện vi phạm gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ thất thoát cước, đảm bảo nghiêm minh, công bằng đúng với tinh thần “Kỷ cương”, “Kỷ luật” được thực hiện nghiêm túc năm 2024 này.

“Làm đúng ngay từ đầu”, cam kết chất lượng, hiệu quả, trung thực là chìa khoá của thành công.

Mỗi quy trình, quy định, mỗi nguyên tắc tổ chức sản xuất đã được Tổng công ty nghiên cứu rất kỹ lưỡng, tính toán đầy đủ đơn giá cho từng công đoạn để xây dựng giá dịch vụ và tạo các cơ chế cần thiết để đơn vị thực hiện thuận lợi các mục tiêu kinh doanh cũng như khẳng định chất lượng dịch vụ của Bưu điện Việt Nam trên từng địa bàn. Thực hiện nghiêm túc kỷ luật quy trình, quy định nghiệp vụ, đặc biệt là việc cân, đo kiểm, quy đổi khối lượng, tính cước chính xác ngay từ khâu chấp nhận sẽ góp phần hạn chế tối đa việc thất thoát cước, nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ Bưu chính chuyển phát và giảm tải áp lực, vất vả cho các công đoạn sau. Đây cũng là giải pháp hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo thu nhập, tiền lương cho chính người lao động.

Với phương châm “Làm đúng ngay từ đầu”, năm 2024 được xác định là năm của chất lượng. Hơn bao giờ hết, tinh thần tuân thủ quy trình, quy định nghiệp vụ, làm đúng, làm có trách nhiệm tại mỗi khâu, mỗi công đoạn là minh chứng rõ nét nhất cho cam kết chất lượng, hiệu quả. “Phục vụ cộng đồng, gắn kết mọi người bằng dịch vụ chất lượng, thân thiện, hiện đại, mang lại trải nghiệm và giá trị khác biệt cho khách hàng” là sứ mệnh xuyên suốt của Bưu điện Việt Nam trong chặng đường gần 8 thập kỷ bền bỉ và tương lai sau này. Mỗi công đoạn, không chỉ là một “mắt xích” trong tổ chức sản xuất, duy trì ổn định dòng chảy hàng hóa mà còn là thành tố quan trọng trong đảm bảo và nâng cao chất lượng dịch vụ. Mỗi cá nhân làm đúng quy trình nghiệp vụ bằng tất cả ý thức và trách nhiệm của mình tại từng công đoạn sẽ hình thành nên một sức mạnh lớn, một ý chí lớn, một quyết tâm lớn, góp phần khẳng định chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp bưu chính quốc gia chủ lực, tạo dựng những giá trị mới cho sự phát triển và là chìa khoá mở ra “cánh cửa thành công” của Bưu điện Việt Nam.